碎紙機由一組旋轉的刀片、梳子和驅動馬達組成。紙張從嚙合的刀刃之間傳送，分割成許多細小的紙片，以達到保密的目的。碎紙機方式是指紙張在碎紙機處理后被碎紙機切斷的形狀。根據碎紙刀的組成方式，現有的碎紙機方式為碎紙機狀、粒狀、段狀、泡狀、條紋狀、絲狀等。

現在的碎紙機除了紙張處理外，還可以剪信用卡、光盤等。碎紙機的結構和工作原理：碎紙機有兩個主要部件“切割器”和“電動馬達”，之間通過皮帶和齒輪緊密連接，馬達帶動皮帶、齒輪，將能量輸送給切割器，切割器通過旋轉，用鋒利的金屬角切割紙張。

有些市面上的碎紙機可以選擇兩種以上的碎紙機方式。不同的碎紙機方法適用于不同的情況，在一般辦公室的情況下，可以選擇扇形、粒狀、絲狀、條紋狀。但保密要求較高時必須使用泡沫狀物。目前，由四把刀組成的碎紙機方式是新的工作方式，碎紙機的紙粒整齊，可以取得保密的效果。

碎紙機的切削原理均錯開刀片或刀具的位置放置，在動力源作用下撕紙。在刀具或刀片上設定刀尖的情況下，碎紙機的效果為扇形或粒狀，在刀具或刀片上未設定刀尖的情況下為條紋狀。首代傳動機構多為皮帶傳動，噪音低，但工作時間長，皮帶出現變形拉伸甚至斷裂現象，皮帶表面的齒易磨損，機器運轉容易打滑。